Nabava

Podmodul nabava omogoča izdajo naročilnic za nabavo blaga in materiala, prevzem blaga in materiala ter izdelavo kalkulacij prodajnih cen. Glavni cilj nabave pa je seveda količinski in vrednostni prevzem blaga na zalogo.

Dokumenti, ki jih imamo v procesu nabave na razpolago so:

•  Interne naročilnice , ki so namenjene zbiranju naročil znotraj podjetja. Ta naročila nato zberemo v naročila dobaviteljem.

•  Dana naročila , ki so naročila dobaviteljem. Naročamo lahko tudi storitve. Pri naročilih lahko spremljamo tudi predvidene roke dobave.

•  Evidenčni prejemi , ki predstavljajo pomožni dokument namenjen predvsem skladiščnikom, da lahko samo količinsko zavedejo prevzeto blago (ali material ali ...)

•  Predprejemi , ki imajo vse lastnosti prejemov vendar še ne vplivajo na zalogo. Uporabimo jih kadar že želimo vrednotiti prejem vendar še ne želimo vplivati na zalogo.

•  Prejem v carinsko skl. nam ponuja zelo osnovno podporo carinskemu skladišču. Predvsem nam omogoča spremljati stanje zaloge v carinskem skladišču.

•  Prejemi (nabava) so tisti dokumenti s katerimi prevzamemo blago na zalogo. Pri vrednotenju zaloge ločeno določimo fakturno vrednost in eventuelne odvisne stroške. V primeru tranzitne prodaje lahko iz prejema avtomatsko izdelamo dobavnico.

•  Tranzitni prejemi se od prejemov razlikujejo samo po tem, da takoj povzročijo tudi porabo blaga. Ne moremo jih torej uporabiti pri tranzitni prodaji ampak samo pri tranzitni porabi. Za tranzitno prodajo uporabimo možnost avtomatske izdelave dobavnice iz prejema.

•  Interni prejemi , ki jih uporabimo kadar želimo narediti prejem pa zato nimamo dobaviteljevega dokumenta.

•  Storno prejem (stornacije nabave) uporabimo, kot že ime pove, kadar želimo stornirati prejeme.

Katere dokumente v fazi nabave uporabljamo je odvisno od naših potreb. Najpogostejša sta dva načina dela: z neposrednim vnosom prevzema imenovanim tudi neplanirana nabava ali z izdelavo prejema na osnovi naročilnic kar se imenuje tudi planirana nabava. Pri planirani nabavi je možno delati tudi delne prejeme na osnovi dejansko prejetega blaga in materiala. Poleg tega, da imamo za izdelavo prejema dve izhodišči, je tudi sam postopek izdelave prejema lahko sestavljen (ni pa nujno) iz več korakov odvisno od organizacije v podjetju in samega poslovnega procesa. V primeru najbolj razčlenjenega vnosa najprej naredimo količinski prevzem, nato cenovni prevzem, ki zajema tudi določitev odvisnih stroškov nabave, zadnji korak pa je likvidacija prejema s čimer smo prevzem zaključili. Cenovno lahko prevzem naredimo v poljubni valuti kar običajno pomeni v valuti računa dobavitelja pri čemer program še dodatno ločuje domače nabave in uvoz. Ob zaključku prevzema je možna kontrola pravilnosti vnosa tudi preko izračuna vhodnega DDV, ki ga program naredi ob vnosu.

V zahtevnejših oblikah poslovanja pa lahko v proces nabave vključimo še evidenčne prejeme in/ali predprejeme.

Vsi dokumenti omogočajo ročen vnos kar pomeni, da za izdelavo posameznega dokumenta ne potrebujemo drugega dokumenta. Torej lahko proces nabave začnemo s katerimkoli dokumentom.

Program za vse dokumente, ki ne povzročajo zaloge, spremlja stanje dokumentov. Tako npr. pri naročilih vedno vemo kaj in koliko smo naročili, koliko smo že dobili in tudi koliko ne bomo dobili.

Še nekaj lastnosti podmodula nabave:

•  možnost (pol)avtomatskega naročanja na osnovi trenutne zaloge, prejetih naročil s strani kupcev, že danih naročil dobaviteljem, mejnih zalog, ...

•  kontrola ali so vsi odvisni stroški, ki smo jih z odvisnimi računi vnesli v program Fakturna knjiga, navezani na prejeme

•  dvostopenjska likvidacija prejemov, kjer najprej likvidiramo fakturni del, kar nam omogoči prenos prejema kot prejetega računa v finančne programe, v drugem koraku pa likvidiramo še odvisne stroške s čimer smo prejem zaključili

•  možna likvidacija prejema v povezavi s Fakturno knjigo kjer osnovne podatke prejetega računa za prejem vnesemo v FA in ta račun povežemo s prejemom in s tem tudi preverjamo pravilnost vnosa

•  avtomatski prenos likvidiranih prejemov v Fakturno knjigo

•  avtomatska izdelava računa za samoobdavčitev pri knjiženju v FA, če gre za uvoz iz EU

•  priprava podatkov za intrsatat, če ta modul uporabljamo in smo zavezani za intrastat poročila na strani nabave

•  možnost avtomatskega uvoza dokumentov iz prenosnih terminalov ali tekstne datoteke; možen je uvoz celotnih dokumentov ali pa samo pozicij dokumentov

•  izpis deklaracijskih nalepk na laserske ali specializirane tiskalnike (Eltron, Zebra); izpis črtnih kod je možen tudi na laserske tiskalnike

•  podprta uporaba čitalcev črtne kode; podprti so čitalci, ki so priključeni kot tipkovnica in čitalci priključeni na serijska vrata

•  podpora nabavnim cenikom

•  izpis dokumentov v tujih jezikih vključno s prevodi nazivov artiklov in merskih enot (prevod seveda ni avtomastki); možen je tudi izpis dobaviteljevih kod artiklov

•  kalkulacija prodajnih cen pri prevzemih